Yhdistysavaimella yhdistyksen tai urheiluseuran jäsenrekisterin ylläpito on tehty mahdollisimman helpoksi. Tuo jäsenet Excelistä ja lähetä jäsenille jäsentietojen tarkistuspyyntö. Kun tiedot ovat ajantasalla, on tiedotteiden ja laskujen lähettäminen tehokkaampaa!
Jäsentiedot voit siirtää Yhdistysavain-jäsenrekisteriin kerralla helposti Excel-taulukosta. Tietojen turvallinen tallentaminen, säilytys ja käyttö Yhdistysavain-jäsenrekisterissä onnistuu mainiosti myös Yhdistysavaimen ilmaisversiossa jäsenmäärästä riippumatta - voit siis käyttää rekisteriä täysin ilman kuukausimaksuja. Tiedot eivät häviä tietokoneen rikkoutuessakaan, tietoturvasta huolehditaan puolestasi eikä sinun tai yhdistyksesi jäsenten tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin.
Yhdistysavain-jäsenrekisterissä jäsentiedot ovat aina paikasta riippumatta saatavilla vain siihen oikeutetuille henkilöille. Jäsenrekisterin selkeä muokkaushistoria auttaa pysymään kärryillä siellä tehdyistä muutoksista. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin. Yhdistysavaimessa on huomioitu tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, mutta asetuksen mukaisesti toimiminen edellyttää toimenpiteitä myös yhdistykseltä.
Yhdistysavain-jäsenrekisterissä ei ole kuukausimaksua, joten myös Yhdistysavaimen Free-versio sisältää kaikki rekisterin ominaisuudet.
Yhdistysavain helpottaa jäsentietojen pitämistä ajan tasalla: jäsenrekisteristä voit lähettää jäsenille jäsentietojen tarkistuspyyntöjä sähköpostilla veloituksetta niin usein kun haluat. Näet rekisteristä, kuka on päivittänyt tietojaan tai kuitannut ne ajantasaisiksi. Jäsenet voivat myös kirjautua päivittämään omia tietojaan. Yhdistysavaimen pääkäyttäjille voitte ottaa halutessanne kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöön.
Jäsentietojen kätevää ylläpitoa edesauttavat myös jäsenrekisterin erinomaiset suodatus- ja hakutoiminnot. Voit suodattaa rekisteristä jäseniä esimerkiksi nimen, postinumeron, tietyn laskun tilan, sähköpostiosoitteen tilan tai jäsenryhmän perusteella. Sama suodatustoiminto on käytettävissä, kun lähetät tiedotteita tai laskuja ja valitset niille vastaanottajia. Suodatustoiminnon lisäksi jäsenrekisteristä löytyy pikahaku-toiminto, josta voit hakea mm. jäseniä, lähetettyjä tiedotteita tai maksuja viitenumeron avulla. Jäsentiedot saat aina vietyä myös Excel-tiedostoon vain yhdellä klikkauksella.
Jäsenrekisteriin voit luoda kaikki tarvitsemasi eri tyyppiset jäsentietokentät ja jäsenryhmät. Jokaiselle jäsenryhmälle muodostuu automaattisesti oma ryhmäpostiosoite (lue täältä lisää Yhdistysavaimen viestintäominaisuuksista). Jäsenryhmien avulla eri tyyppiset jäsenyydet on helppo erotella ja esim. laskuja lähettäessä vastaanottajiksi voi valita vain tietyn ryhmän tai vaikka kaikki yhdistyksen jäsenet tiettyä ryhmää lukuunottamatta.
Yhdistysavain-kotisivuille voit lisätä liittymislomakkeen, josta jäsenhakemus siirtyy jäsenrekisteriin hyväksyttäväksi. Kun hakemus hyväksytään, tiedot löytyvät heti jäsenrekisteristä ja voit lähettää jäsenelle esimerkiksi jäsenmaksulaskun tai tervetuloa-viestin. Liittymislomakkeella näkyvät kaikki ne jäsenrekisterin kentät, joita jäsenellä on oikeus itse muokata.
Jäsenmaksulaskut voit lähettää sähköpostilla, kirjeitse tai tulostaa PDF-laskut itse ja toimittaa ne haluamallasi tavalla. Kirjelaskun yhteyteen voit lisätä myös tiedotteen. Automatisoimalla maksuseurannan säästät rahastonhoitajanne aikaa.
Tiedotteet saat matkaan sähköpostilla, kirjeitse tai tekstiviestillä. Näet rekisteristä onko viesti mennyt perille ja huomaat, jos jäsenillä on virheellisiä sähköpostiosoitteita.
Jos lähetät tekstiviestejä, kirjeitä tai laskuja suoraan rekisteristä, veloitetaan niistä vain kappalehinta. Lähetyksen voi maksaa verkkopankista tai Yhdistysavaimeen ostetulla saldolla.
Kaikki seurojen ja yhdistysten tarvitsemat ominaisuudet löydät nyt Yhdistysavaimesta. Aloita käyttö veloituksetta ja laajenna tarpeidenne mukaan. Yhdistysavain vapauttaa aikaanne – ja voitte tehdä silläkin ajalla jotakin oikeasti mukavaa ja mielenkiintoista. Tervetuloa!
