Siirry sisältöön
Suomen suosituin yhdistystyökalu!

Yhdistyksen jäsenrekisteri

Yhdistysavaimella yhdistyksen tai urheiluseuran jäsenrekisterin ylläpito on tehty mahdollisimman helpoksi. Tuo jäsenet Excelistä ja lähetä jäsenille jäsentietojen tarkistuspyyntö. Kun tiedot ovat ajantasalla, on tiedotteiden ja laskujen lähettäminen tehokkaampaa! 

Yhdistysavaimella pidät jäsentiedot turvassa ja ajantasaisina

Jäsentiedot voit siirtää Yhdistysavain-jäsenrekisteriin kerralla helposti Excel-taulukosta. Tietojen tallentaminen, säilytys ja käyttö Yhdistysavain-jäsenrekisterissä ei maksa koskaan mitään - se ei siis ole yhtään Excel-tiedostoa kalliimpi, mutta paljon turvallisempi. Tiedot eivät häviä tietokoneen rikkoutuessakaan ja tietoturvasta huolehditaan puolestasi ammattimaisesti. Sinun tai yhdistyksesi jäsenten tietoja ei luovuteta eteenpäin. Excel-tiedosto on yhtä turvassa kuin laitteet, joille se on tallennettu. Jos et tee Excel-tiedostosta varmuuskopioita, otat riskin. Jos teet varmuuskopioita, näet ylimääräistä vaivaa.

Yhdistysavain-jäsenrekisterissä jäsentietonne ovat aina paikasta riippumatta saatavillanne, mutta vain siihen oikeutetuille henkilöille. Jäsenrekisterissä näkyy selkeä muokkaushistoria, joka auttaa pysymään kärryillä siellä tehdyistä muutoksista. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin. Yhdistysavaimessa on huomioitu tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, mutta asetuksen mukaisesti toimiminen edellyttää toimenpiteitä myös yhdistykseltä.

Jäsentietojen ylläpito

Jäseniä ei tavoiteta, jos yhteystiedot vanhentuvat. Yhdistysavaimella helpottaa jäsentietojen pitämistä ajantasalla: jäsenrekisteristä voit lähettää jäsenille jäsentietojen tarkistuspyyntöjä sähköpostilla veloituksetta niin usein kun haluat! Näet rekisteristä, kuka on päivittänyt tietojaan tai kuitannut ne ajantasaisiksi. Jäsenet vovat myös koska tahansa kirjautua Yhdistysavain-kotisivujen kautta päivittämään omia tietojaan, mikäli kotisivut on asetettu julkisesti näkyville.

Jäsentietojen ylläpitoa helpottaa suunnattomasti myös jäsenrekisterin erinomaiset suodatus- ja hakutoiminnot. Voit suodattaa rekisteristä esiin jäseniä minkä tahansa sinne lisätyn tiedon perusteella: esimerkiksi nimen, postinumeron, tietyn laskun tilan, sähköpostiosoitteen tilan tai jäsenryhmän perusteella. Sama suodatustoiminto on käytettävissä, kun lähetät tiedotteita tai laskuja ja valitset niille vastaanottajia. Suodatustoiminnon lisäksi jäsenrekisteristä löytyy pikahaku-toiminto, josta voit hakea mm. jäseniä, lähetettyjä tiedotteita tai maksuja viitenumeron avulla. Jäsentiedot saat aina vietyä myös Excel-tiedostoon vain yhdellä klikkauksella.



Jäsentietokentät ja -ryhmät

Jäsenrekisteriin voit luoda kaikki tarvitsemasi eri tyyppiset jäsentietokentät ja jäsenryhmät ilman lisämaksuja. Jokaiselle jäsenryhmälle muodostuu automaattisesti oma ryhmäpostiosoite. Lue lisää yhdistyksen viestinnästä. Jäsenryhmien avulla eri tyyppiset jäsenyydet on helppo erotella ja esim. laskuja lähetetäessä vastaanottajiksi voi valita vain tietyn ryhmän tai toisinpäin: kaikki yhdistyksen jäsenet tiettyä ryhmää lukuunottamatta.

Kerää jäsenhakemukset suoraan rekisteriin

Yhdistysavain-kotisivuille voit lisätä liittymislomakkeen, josta jäsenhakemus siirtyy jäsenrekisteriin hyväksyttäväksi. Kun hakemus hyväksytään, tiedot löytyvät heti jäsenrekisteristä ja voit lähettää jäsenelle esimerkiksi jäsenmaksulaskun tai tervetuloviestin! Liittymislomakkeella näkyy kaikki ne jäsenrekisterin kentät, joita jäsenellä on oikeus itse muokata.

Tiedotteet ja laskut

Jäsenmaksulaskut voit lähettää sähköpostilla, kirjeitse tai tulostaa PDF-laskut itse ja toimittaa ne haluamallasi tavalla. Kirjelaskun yhteyteen voit lisätä myös tiedotteen. Automatisoimalla maksuseurannan säästät rahastonhoitajanne aikaa.

Tiedotteet saat matkaan sähköpostilla, kirjeitse tai tekstiviestillä. Näet rekisteristä onko viesti mennyt perille ja pääset kiinni virheellisiin sähköpostiosoitteisiin.

Jos lähetät tekstiviestejä, kirjeitä tai laskuja suoraan rekisteristä, veloitetaan niistä vain kappalehinta. Lähetyksen voi maksaa verkkopankista tai Yhdistysavaimeen ostetulla saldolla.

Kokeile Yhdistysavainta >