Vinkki: Pääkäyttäjälle tämä on loistava paketti lähettää ohjeeksi muille jäsenille Yhdistysavaimen käyttöön!

Sisältö

1 – Mikä Yhdistysavain?

2 – Kuinka jäsen voi käyttää?

  • Kirjautuminen
  • Jäsensivut

3 – Miten jäsen hyötyy?

  • Keskustelut
  • Tiedostot
  • Uutiset ja tapahtumat
  • Pika- ja jäsenkyselyt
  • Jäsentiedotteet
  • Omat jäsentiedot

4 – Miten jatkan tuotteen parissa?

1 – Mikä Yhdistysavain?

Yhdistysavain on helppokäyttöinen nettituote yhdistyksen jäsenviestintään, jäsentietojen ylläpitoon sekä kotisivujen rakentamiseen. Yhdistysavaimen avulla yhdistys voi toimia tehokkaammin ja saada enemmän jäseniä aktiivisesti mukaan toimintaan.

Yhdistysavaimella rakennettuihin kotisivuihin sisältyy kirjautumisen takana oleva sivuhaara, joka on tarkoitettu yhdistyksen jäsenistön käyttöön. Täällä jäsensivuilla yhdistys voi työskennellä, keskustella ja jakaa tietoa turvallisesti.

Yhdistysavain sisältää myös muita koko jäsenistölle suunnattuja ominaisuuksia. Näitä ovat esimerkiksi jäsentiedotteet ja jäsentietojen tarkistussähköpostit.

Tämä ohje kuvailee, kuinka jäsen voi hyötyä mahdollisimman hyvin Yhdistysavaimen käytöstä.

2 – Kuinka jäsen voi käyttää?

Yhdistysavaimella rakennetut kotisivut jakaantuvat kaikille näkyviin julkisiin kotisivuihin, jäsensivuihin ja hallituksen sivuihin. Jäsensivut kuuluvat koko jäsenistölle ja hallituksen sivut puolestaan hallituksen tai lisäksi valittujen aktiivien käyttöön.

Kirjautuminen

Jäsensivut-linkki on korostettu kuvassa keltaisella värillä

Kirjaudu-sivu

Kirjautumistietojen syöttämisen jälkeen klikataan ”Kirjaudu”
Linkit jäsensivuille ja hallituksen sivuille löytyvät yleensä sivuston oikeasta ylälaidasta.

Klikattuaan linkkiä jäsentä pyydetään kirjautumaan jäsensivuille. Yhdistyksenne sivuston pääkäyttäjä voi luoda jäsenille tunnuksia jäsensivuille lisäämällä heidän tietonsa Yhdistysavaimen jäsenluetteloon. Käyttäjätunnuksena toimii sähköpostiosoite.

Kirjautuminen suoritetaan syöttämällä oma käyttäjätunnus ja salasana kirjaudu-sivulla ja klikkaamalla ”Kirjaudu”. Kannattaa lisäksi ruksia ”Muista minut”, mikäli tietokone on omassa käytössäsi. Tällöin sivusto muistaa kirjautumisesi seuraavalla kerralla, eikä kirjautumistietoja tarvitse enää uudelleen syöttää.

Jäsensivut

Kirjautumisen jälkeen jäsen pääsee sisään jäsensivuille. Samalla sivuston ylälaitaan ilmestyy uusi linkki, josta jäsen voi aina jäsensivuilla ollessaan siirtyä takaisin yhdistyksensä sivuston julkisille sivuille.

Kirjauduttuaan jäsen näkee myös oman henkilökohtaisen yläpalkin sivuston yläpuolella. Tästä palkista jäsen pääsee muokkaamaan omia jäsenluettelossa olevia tietojaan (Omat tiedot -linkki) ja voi kirjautua ulos sivustolta (Kirjaudu ulos -linkki).

Tässä esiteltiin tärkeimmät perustoiminnot, joiden avulla jäsen pääsee hyödyntämään Yhdistysavainta. Käsitellään seuraavaksi vielä hyötyjä, joita jäsen saa Yhdistysavaimen käyttämisestä.

3 – Miten jäsen hyötyy?

”Käyttämällä jäsensivuja, jäsen voi osallistua keskusteluihin ja seurata keskusteluja yhdistyksen asioista”

Yksi yleisimmistä sovelluksista jäsensivuilla on keskustelupalsta. Tämä sijaitsee usein jo jäsensivujen etusivulla, kuten aiemmin nähdyssä kuvassakin.

Keskustelupalstaa voi seurata merkitsemällä sen alapuolella näkyvän ”Seuraa tätä keskustelupalstaa” -ruudun. Tällöin jäsen saa sähköpostiviestin jokaisesta uudesta kirjoituksesta tällä keskustelupalstalla. Vastaamaan tai lukemaan vastauksia pääsee klikkaamalla keskustelun otsikkoa.

Avattuaan keskustelun jäsen näkee kaikki keskusteluun aiemmin kirjoitetut vastaukset. Jäsen voi osallistua jättämällä oman vastauksensa sivun alalaidassa näkyvällä kommentointilomakkeella. Jäsenen nimi tulee automaattisesti nimikenttään, koska jäsen on kirjautuneena jäsensivuille. Viestin voi kirjoittaa ”Viesti”-kenttään, jonka jälkeen klikataan ”Lähetä”, ja uusi vastaus keskusteluun on lisätty. Mikäli keskustelupalstalla käytetään moderointia, uusi vastaus näkyy julkisesti vasta keskustelupalstan ylläpitäjän hyväksynnän jälkeen.

”Kun käytän jäsensivuja, tärkeät tiedostot ovat aina saatavillani”

Jäsensivut ovat myös loistava paikka jakaa yhdistyksen tärkeät asiakirjat ja tiedostot, jotka ovat tarkoitettuja ainoastaan jäsenien nähtäviksi. Jäsensivuilla tiedostot ovat turvassa, mutta samalla aina koko jäsenistön saatavilla.

Tiedostoista käy ilmi, minkä tyyppinen tiedosto on kyseessä, sen koko ja otsikko. Jäsen voi ladata tiedoston klikkaamalla tiedoston otsikkoa, ja valitsemalla sopivan tallennuspaikan omalta tietokoneeltaan.

”Jäsensivuilla voin seurata jäsenuutisia ja ilmoittautua jäsenille suunnattuihin tapahtumiin”


Yhdistyksissä on usein julkisen uutisoinnin lisäksi paljon sisäistä tiedotusasiaa, jota ei välttämättä haluta uutisoida kaikkien nähden. Tällöin kannattaa tehdä oma uutispalsta jäsensivuille, jossa voidaan uutisoida jäseniä koskevista asioista. Jäsenuutiset ovat usein sijoitettuina suoraan jäsensivujen etusivulle.

Uutispalsta sijaitsee seuraavassa kuvassa sivun vasemmassa laidassa. Palstanäkymässä näytetään uutisen otsikko ja lisäyspäivä, ja klikkaamalla otsikkoa jäsen pääsee lukemaan uutisen kokonaisuudessaan.

Kuvassa näkyy lisäksi tapahtumakalenteri, joka on tässä tapauksessa sijoitettu myös jäsensivujen etusivulle. Tämä on hyödyllistä etenkin, mikäli yhdistys järjestää säännöllisesti pelkälle jäsenistölle suunnattuja tapahtumia.

Kuvassa keltaisella on korostettu tulevan tapahtuman otsikko. Kalenteri näyttää kuluvan kuun tapahtumat sekä niiden ajankohdat, ja tapahtuman otsikkoa klikkaamalla jäsen voi siirtyä katselemaan tapahtuman tarkempaa kuvausta.

Tapahtuman kuvauksessa kerrotaan yleensä tapahtuman sisällöstä sekä tapahtumapaikasta tarkemmin. Hyvä tapa on myös tehdä tapahtumasivulle linkki ilmoittautumislomakkeelle, jossa jäsenet voivat ilmoittaa osallistumisensa tapahtumaan. Kuvassa linkki on korostettu keltaisella.

Ilmoittautumislomakkeella voidaan kerätä tapahtuman kannalta tarvittavat tiedot, jotta osataan varautua oikeaan määrän osallistujia. Tällä menettelyllä jäsenet voivat myös ilmoittautua tapahtumiin helposti silloin kuin itse haluavat.

”Jäsensivuilla voin milloin vain vaikuttaa asioihin vastaamalla kyselyihin”

Pikakyselyihin on helppo vastata parilla klikkauksella

Laajempi lomakepohjainen jäsenkysely
Yhdistystoiminta on yhteistyötä, jossa jäsenistön mielipiteellä on suuri merkitys. Jäsensivuilla yhdistys voi järjestää nopeita pikakyselyjä halutuista asioista tai järjestää laajempia jäsenkyselyjä, joilla haetaan laajempaa näkemystä yhdistyksen toiminnan kehittämisestä.

Uusista jäsenkyselyistä on hyvä tiedottaa jäsenistöä esimerkiksi jäsensivujen uutispalstalla tai jäsentiedotteilla. Seuraavassa kuvassa ”Jäsenkyselyt”-sivulle on sijoitettu pikakysely (vasemmassa palstassa) ja laajempi jäsenkysely (pääpalstalla).

Pikakyselyyn on näppärä vastata hetkessä. Jäsenen tarvitsee vaan valita haluamansa vaihtoehto ja klikata ”Äänestä”. Tämän jälkeen hänelle näytetään vielä samassa kohdassa saatujen vastausten jakauma, jotta jäsen saa käsityksen muun jäsenkunnan mielipiteestä.

Lomakepohjaiset jäsenkyselyt puolestaan ovat laajempia kyselyjä. Niihin jäsen voi osallistua täyttämällä omat valintansa ja klikkaamalla ”Lähetä”. Tämän jälkeen vastaus tallennetaan pääkäyttäjien tarkasteltavaksi.

 

”Yhdistysavaimen käyttäjänä olen aina tavoitettavissa ja pysyn kärryillä yhdistyksen asioista”

Jäsenviestintä on tärkeässä roolissa yhdistyksen toiminnassa. On tärkeää, että viestintä on säännöllistä ja että jokainen jäsen on tarvittaessa tavoitettavissa nopeasti. Yhdistysavaimeen kuuluu helppokäyttöinen sähköpostilista, jonka avulla jokainen jäsen voi saada jäsentiedotteita sähköpostiinsa.

Jäsentiedotteet ovat koko jäsenistölle suunnattuja tiedotteita. Tiedotteet lähetetään yhdistykselle luotuun tiedoteosoitteeseen (osoite muotoa yhdistyksennimi-tiedotteet@yhdistysavain.fi), josta ne jaellaan automaattisesti jokaiselle Yhdistysavaimen jäsenluetteloon kirjatulle jäsenelle.

Tiedoteosoitteeseen lähetetty sähköposti saapuu siis automaattisesti jokaisen jäsenen henkilökohtaisiin sähköposteihin normaalina sähköpostina. Jäsentiedotteet voi tunnistaa niiden otsikon edessä näkyvästä etuliitteestä, joka on muotoa ”[Yhdistyksen nimi] -”. Viestin alalaidassa on vielä kerrottu, minkä takia jäsenelle on toimitettu kyseinen jäsentiedote.

“Yhdistysavaimen käyttäjänä pidän jäsentietoni helposti ajan tasalla”

Jäsentietojen päivitys tarkistuspostin linkin kautta

Jäsentiedot voi päivittää myös ”Omat tiedot” -sivulta
Ajantasaisen jäsenluettelon ylläpito voi olla haastavaa puuhaa, joten pyrimme tarjoamaan siihen helppoja apuvälineitä. Ajantasaiset jäsentiedot ovat kuitenkin pohja esimerkiksi tehokkaalle jäsenviestinnälle.

Yhdistysavainta käyttävänä jäsenenä sinulle tarjotaan helppo keino tarkistaa ja päivittää jäsentietosi suoraan jäsentietojen tarkistussähköposteista. Yhdistysavaimenne pääkäyttäjä voi lähettää tällaisen postin ja se jaellaan automaattisesti kaikille Yhdistysavaimen jäsenluetteloon kirjatuille jäsenille suoraan heidän sähköposteihinsa.

Jäsentietojen tarkistussähköpostin voi tunnistaa jäsentiedotteiden kanssa samasta etuliitteestä viestin otsikossa. Viesti sisältää lähettäjän kirjoittaman alkutekstin sekä jäsenestä tällä hetkellä jäsenluettelossa olevat tiedot.

Jäsen voi tämän viestin avulla helposti tarkistaa, onko jäsentiedoissa tapahtunut joitain muutoksia. Mikäli on, klikkaamalla viestin alalaidassa näkyvää ”Muokkaa omia jäsentietojasi” -linkkiä jäsen pääsee suoraan päivittämään omia jäsentietojaan ilman mitään kirjautumisia välillä.

Klikattuaan linkkiä jäsen siirretään näkymään, jossa hän pääsee muokkaamaan omia jäsentietojaan. Jäsen voi kirjoittaa muutokset suoraan ruutuihin ja klikata ”Tallenna” ollessaan valmis. Tämän jälkeen näytetään ”Tiedot päivitetty” -viesti, jonka jälkeen tiedot on siis suoraan päivitetty yhdistyksen jäsenluetteloon.

Omia jäsentietojaan voi muuttaa myös ilman tällaista tarkistuspostia, jota yhdistys voi käyttää esimerkiksi pari kertaa vuodessa. Mikäli kiireellinen muutos sattuu tulemaan muulloin, jäsen voi käydä helposti kirjaamassa muuttuneet jäsentiedot myös kirjautumalla ensin jäsensivuille.

Ollessaan kirjautuneena jäsen näkee sivuston vasemmassa ylälaidassa oman nimensä sekä linkin ”Omat tiedot”. Tuota linkkiä klikkaamalla jäsen näkee tällä hetkellä jäsenluettelossa olevat tietonsa ja voi muuttaa päivittyneet tiedot suoraan tästä näkymästä. Samasta näkymästä onnistuu myös esimerkiksi oman salasanan vaihtaminen.

4 – Miten jatkan tuotteen parissa?

Kiitokset mielenkiinnostanne Yhdistysavainta kohtaan!

Mikäli ohjeen lukeminen herätty kysymyksiä, vastaamme mielellämme osoitteessa asiakaspalvelu@yhdistysavain.fi. Ideoita voitte jättää Ideafoorumillamme osoitteessa ideafoorumi.yhdistysavain.fi.

Muistakaa käydä myös tykkäämässä Yhdistysavaimesta osoitteessa www.facebook.com/yhdistysavain!