Tämä ei jää tähän!  Seuraava arvonta samoilla palkinnoilla tapahtuu heinäkuun 1. päivä, joten nyt on hyvin aikaa pohtia, kenelle Yhdistysavainta kannattaisi suositella. Palkitsemme jälleen satunnaisen voittajan lisäksi myös eniten suositteluja tehneen osallistujan.

Ideafoorumilla ehdotettiin ideaa, joka auttaisi talkoiden järjestelyssä. Talkoohenkilökunnan ilmoittautuminen sähköpostitse eri tehtäviin koettiin hankalaksi, koska tällöin tehtävätaulukkoa ei voida pitää ajantasaisena. Sopiva työkalu näyttää siis senhetkisen tiedon varattavista tehtävistä ja kun henkilö on varannut tietyn tehtävän itselleen, näkyy se heti kaikille. Varaamiseen ei vaadita kirjautumista, jotta mukaan saadaan myös muut kuin seuran jäsenet. Lopuksi henkilöltä pitää pystyä kysymään yhteystiedot sekä muut talkoon kannalta tärkeät tiedot.

Palveluntarjoajana pyrimme auttamaan asiakkaitamme mahdollisimman paljon ja koska idealle näytti olevan tosissaan tarvetta, emme halunneet tuottaa pettymystä. Uuden työkalun rakentaminen olisi kuitenkin ollut iso työ, eikä sen tekemiseen ollut nyt aikaa (uusi jäsenhallintatyökalu on tällä hetkellä ykkösenä työlistalla). Niinpä lähdimme tutkimaan löytyykö verkosta jotain muuta työkalua, jota voimme suositella tähän tarpeeseen. “Pyörää ei kannata keksiä uudelleen“, niin kuin sitä sanotaan. Samoin yksi tuote ei voi eikä sen kannata olla ratkaisu kaikkiin tarpeisiin.

Kommenteissa mainittiin ilmainen osallistumispalvelu Doodle, joka näytti sopivan pienimuotoisiin talkoisiin. Isommissa tapahtumissa sen käyttö koettiin silti liian raskaaksi. Palvelua kannattaa kuitenkin kokeilla, jos on tarve saada sovittua  ajankohta esim. hallituksen kokoukselle tai seuran saunaillalle.

Idean ehdottaja oli aikaisemmin kokeillut Google Docs -palvelua, mutta silloin se ei taipunut tehtävään tarpeeksi hyvin. Kokeilusta oli kuitenkin jo aikaa, joten päätimme tarkistaa tämänhetkisen tilanteen. Pikaisella kokeilulla rakensimme pystyyn esimerkin ja kysyimme idean äänestäjiltä sekä kommentoijilta miten se sopii talkoiden järjestelyyn. Saimmekin pian vastauksen, että se sopii vallan mainiosti, joten päätimme nyt kertoa siitä laajemmalti.

Katso tästä esimerkkitaulukko.

Taulukossa on neljä talkoopäivää ja jokaiselle päivälle on tehtäviä, joihin tarvitaan henkilöitä (tässä mallissa yksi henkilö yhteen tehtävään). Joinakin päivinä ei tarvita tiettyjä tehtäviä ja ne on harmaannettu. Taulukkoon voi kirjoittaa kuka tahansa ilman kirjautumista; vain taulukon luoja tarvitsee Google-tilin. Taulukosta voi lukita osan tiedoista,  ettei niitä voi muokata; esim. jos tietyt tehtävät on jo varattu, voi ne lukita. Luojalla on myös mahdollisuus palauttaa tiedot, jos joku sattuu tyhjentämään ne taulukosta.

Lopuksi kehoitetaan täyttämään kyselylomake seuran omalla sivustolla; sen voi tehdä Yhdistysavaimessa Lomake-työkalulla. Lomakkeessa kysytään tarvittavat tiedot vapaaehtoiselta, mitä talkoojärjestäjä tarvitsee (esim. ruoka-allergiat, mahdolliset käydyt kurssit ensiavusta ja järjestyksenvalvonnasta jne.). Lomakkeen tiedot voi lopuksi napata Excel-tiedostoksi, jolloin käsissä on lista talkoohenkilökunnasta.

Jos olet saanut tutustua talkoojärjestelyiden ihanaan maailmaan, niin koetko tästä mallista olevan hyötyä jatkossa? Mitä muita vinkkejä voit tarjota samojen tehtävien kanssa parissa työskenteleville?

Tarjoamme nyt vuoden ilmaista käyttöaikaa Yhdistysavaimen kanssa – versiosta riippumatta. Tämä siis tarkoittaa sitä, että uusilla yhdistyksillä on ennennäkemätön mahdollisuus ottaa käyttöönsä parhaat mahdolliset työkalumme maksamatta niistä senttiäkään.  Tämä koskee kaikkia yhdistyksiä, kunhan yhdistys on alle vuosi sitten rekisteröity!

Vuoden jälkeen käyttöä voi jatkaa edulliseen hintaan tai lopettaa sen. Ensimmäinen vuosi on ilmainen joka tapauksessa, eikä ilmaiseen käyttöaikaan liity mitään rahallisia velvoitteita myöhemminkään.

Tiedätkö vasta perustetun yhdistyksen, jolta puuttuvat nettisivut ja muut viestintävälineet verkossa?  Väitämme, että he haluaisivat tietää tästä.

Normaalisti tiedoston voi tallentaa sivustolle vain käyttäjä, jolla on päivitysoikeudet (oletuksena pääkäyttäjät, päivittäjät tai hallituslaiset). Jäsenet voivat vain selailla sisältöä ja kirjoittaa esim. keskustelupalstalle eli heillä ei ole päivitysoikeuksia. Jos olisi kuitenkin tarve antaa jäsenelle oikeus tallentaa tiedostoja sivustolle (esim. kokouksen pöytäkirja), niin silloin voi käyttää hyödyksi tätä vinkkiä.

1. Lisää sivulle Tiedosto-osio ja määrittele asetuksista, että siihen voi tuoda sisältöä sähköpostitse.
2. Kopioi talteen Tiedosto-osion sähköpostiosoite.
3. Lisää sivulle Lomake, jossa on vain liitetiedosto-tyyppinen kenttä.
4. Aseta Lomakkeen asetuksista, että vastaukset lähetetään Tiedosto-osion sähköpostiin.

Tällöin jäsen voi lähettää Lomakkeen kautta liitetiedoston, joka tallentuu Tiedosto-osioon. Lomakkeen voi tietysti lisätä julkiselle puolelle, jolloin kuka tahansa voi lähettää tiedostoja sen kautta. Lomakkeeseen voi lisätä myös muita kenttiä (esim. sähköpostiosoite tai nimi); ne eivät haittaa Tiedosto-osioon tallentamista, mutta näkyvät silti Lomakkeen vastauksissa.

Muiden kenttien tiedot ovat luettavissa myös sähköpostiviestistä, jos vastaukset on laittanut kulkeutumaan Tiedosto-osion lisäksi toiseenkin (esim. sihteerin) osoitteeseen. Lomakkeeseen voi myös lisätä useamman liitetiedosto-kentän, jolloin lähettäjän ei tarvitse lähettää tiedostoja yksi kerrallaan.

Jos käytätkin Tiedosto-osion sijaan Kuvagalleriaa, niin lomakkeen kautta lähetetyt kuvat lisätään automaattisesti Kuvagalleriaan. Sisällön lähettäminen toimii tietysti myös niin, että jakaa Tiedosto-osion tai Kuvagallerian sähköpostiosoitteen jäsenille ja sisältöä lähetetään omasta sähköpostista.

Onko teidän sivustolla tullut keksittyä jokin elämää helpottava tapa, jonka voisitte jakaa myös muille? Kerro se kommenteissa!

Toimintakausi alkaa olla jälleen pulkassa ja on aika lähettää kirjeitä jäsenille. Jäsenluettelosta saa osoitetiedot Exceliin ja sieltä yhdistyksen Excel/Word-velho tulostaa osoitetarrat valmiiksi. Mutta hetkinen – eihän Merja asu enää Humppilassa. Ja Einokin on muuttanut Ikaalisiin. Milläs ihmeellä nämä osoitteet saadaan nyt ajan tasalle?

Apuun tulee Jäsentietojen tarkistussähköposti. Se on nimensä mukaisesti sähköposti, joka lähtee kaikille yhdistyksen jäsenille. Sähköpostissa näkyy jäsenen senhetkiset tiedot ja jos hän näkee niissä korjattavaa, pääsee hän linkkiä klikkaamalla tekemään tarvittavat muutokset – ja vieläpä ilman kirjautumista.

Mitäs jos jäsenen tietoihin on jäänyt oleskelemaan toimimaton sähköpostiosoite? Tällöin pääkäyttäjät voivat käyttää hyödyksi Verkkotyöpöydän Viimeksi tapahtunutta -listausta. Listauksesta näkee, jos tarkistussähköpostia ei ole saatu toimitettua johonkin osoitteeseen. Samoin listauksessa näkyy, kun jäsen on päivittänyt omia tietojansa.

Miten teidän yhdistyksessä on jäsentiedot saatu pysymään ajantasaisena?

Kuva: quinn.anya

Tällainen tarve voi esimerkiksi olla kun yhdistyksellä on oma sivusto ja ryhmille tai osastoille on myös perustettu omat sivustot. Ryhmät voivat tiedottaa asioistaan omilla sivuilla, mutta yhdistyksen tiedotukset tarvitsee saada jaettua kaikille. Saman uutisen tai tapahtuman lisääminen useammalle sivustolle on työlästä, mutta onneksi Syötelukija helpottaa päivittämistä.

Yhdistyksen tiedotukset voivat olla kuitenkin sellaisia, ettei niitä haluta näyttää muille kuin yhdistyksen jäsenille. Uutiset ja tapahtumat voi laittaa Jäsensivuille tai Hallituksen sivuille, jonne pitää kirjautua. Tällöin niitä ei voi kuitenkaan jakaa toisille sivustoille Syötelukijan kautta, koska sisältö sijaitsee salasanasuojatulla alueella.

Mikä siis ratkaisuksi? Tässä yksi ehdotus, joka ei ole täysin murtovarma, mutta varmasti riittää useampaan tilanteeseen:

• Luo yhdistyksen sivustolle uusi sivu ja anna sille nimeksi jotain sellaista, mitä ei voi kenenkään olettaa arvaavan (esim. fvnn24qa).
• Määrittele sivun asetuksista, että sivu ei ole valikossa.
• Lisää sivulle Uutispalsta ja/tai Tapahtumakalenteri.
• Määrittele osion asetuksista “Näytä RSS-syöte“.
• Kirjaudu ulos ja klikkaa Uutispalstan/Tapahtumakalenterin alareunassa olevaa oranssia RSS-logoa.
• Kopioi selaimen osoiteriviltä pitkä RSS-osoite talteen.
• Kirjaudu ryhmän sivustolle ja mene Jäsensivuille tai Hallituksen sivuille.
• Lisää Syötelukija ja liitä äsken kopioimasi RSS-osoite sille varattuun kenttään.
• Valmista!

Kun yhdistyksen sivustolle lisää uutisen tai tapahtuman, näkyy se ryhmien sivustolla Syötelukijan kautta. Linkkiä klikkaamalla jäsen viedään yhdistyksen sivustolle, josta voi lukea tarkemmat tiedot.

Lisähuomioita

• Asian selkeyttämiseksi voit antaa yhdistyksen sivustolle luodulle sivulle selkeän otsikon (Sivun tiedot > Perustiedot > Otsikko ja osoite), esim. “Koko yhdistyksen tiedotukset”.
• Tärkeää on se, että sivun osoite on jotain sellaista, mitä ulkopuolinen ei voi arvata. Sivu ei näy valikossa, mutta kuka tahansa voi kirjoittaa selaimen osoiteriville www.yhdistys.fi/salaiset_tiedotteet/ ja jos tiedotteet on laitettu “Salaiset tiedotteet” -nimiselle sivulle, pääsee ulkopuolinen niitä lukemaan.
• Syötelukija päivittyy automaattisesti kerran tunnissa, joten tiedottaminen ei ole täysin reaaliaikaista. Ryhmien päivittäjä voi kuitenkin päivittää Syötelukijan koska tahansa.
• Jos et halua laittaa uutisia tai tapahtumia salasanasuojatulle alueelle (eli Jäsensivuille tai Hallituksen sivuille), voit sijoittaa Syötelukijan jollekin julkiselle sivulle. Tällöin yhdistyksen sivustolla ei ole tarvetta käyttää piilossa olevaa sivua, koska uutisten ja tapahtumien on tarkoitus näkyä kaikille.
• Tämän mallin käyttäminen tarkoittaa sitä, että uutiset ja tapahtumat kannattaa näyttää samalla tavalla myös yhdistyksen sivustolla.
• Ja mikään ei tietysti estä sitä, että yhdistyksen jäsen vuotaa sivun linkin ulkopuoliselle joko tarkoituksella tai vahingossa (jakaa linkin esim. Facebookissa). Eli kovin arkaluontoisen tiedon jakamiseen tämä malli ei käy.

Vuonna 1989 perustettu Pirkanmaan Muistiyhdistys ry toimii jo kolmatta vuosikymmentä Pirkanmaan muistisairaiden ja heidän omaistensa tukena. Sillä on peräti 13 alaosastoa jotka vastaavat aktiivisesta yhdistystoiminnasta 17:sta eri Pirkanmaan kunnan alueella. Jäsenistö koostuu muistisairaista, heidän läheisistään, alan ammattilaisista sekä muista muistiasioista kiinnostuneista.

Yhdistys on paitsi muistisairauteen sairastuneiden ja heidän läheistensä tukija, myös alaan liittyvien palvelujen kehittäjä ja yhteistyökumppani. Yhdistys auttaa sairastuneita ja heidän omaisiaan kaikissa sairauden vaiheissa, sekä pyrkii lisäämään eri toimijoiden välistä vuoropuhelua. Muistiyhdistys myös jakaa tietoa muistisairauksista, niiden ennaltaehkäisystä ja hoidosta sekä saatavilla olevista palveluista ja etuisuuksista. Keskeisenä toimintamuotona on jatkuva kehittämistyö muistisairauksien ennaltaehkäisyn, varhaisen toteamisen, hoidon ja kuntoutuksen parantamiseksi.

Yhdistysavain otettiin aikanaan käyttöön, sillä yhdistyksen edelliset nettisivut olivat kankeat ja vanhanaikaiset, ja niiden päivityksen hoiti kaikenlisäksi yhdistyksen ulkopuolinen henkilö. Yhdistysavaimen avulla sivut voitiin ottaa niin sanotusti omiin käsiin ja niistä saatiin helposti siistit ja ammattimaisen näköiset ilman erityisiä tietoteknisiä taitojakin. Jatkuvaan päivittämiseen Yhdistysavain tarjoaa ilahduttavan vaivattoman ja nopean käyttöliittymän.

Pirkanmaan Muistiyhdistyksessä sivuston eri osioiden päivitys on jaettu fiksusti vastuualueisiin, joita hoitavat eri henkilöt. Näin ylläpitotaakka ei pääse kasvamaan kenenkään kohdalla liian suureksi ja sivut pystyvät tarjoamaan monipuolisempaa ja ajantasaisempaa tietoa. Eri puolilla Pirkanmaata asuvat jäsenet hyötyvät suuresti tästä selkeästi yhteen paikkaan kootusta ajantasaisesta tiedottamisesta; esimerkiksi yhdistyksen lukuisiin tapahtumiin liittyvät tiedot löytyvät aina päivitettyinä nettisivuilta ja niitä ei tarvitse muualta etsiä. Lisäksi Muistiyhdistys jakaa sivustollaan tiedostoja, kuten esimerkiksi erilaisia tulostettavia lomakkeita, tiedotteita ja luentomateriaaleja, joita niin jäsenistö kuin muutkin nettisivujen kävijät voivat hyödyntää ja jakaa eteenpäin.

- Marjukka Niemenmaa, toimistosihteeri, Pirkanmaan Muistiyhdistys ry

Käy ihmeessä tutustumassa yhdistyksen sivuihin!

Saimme ilahduttavan suuren määrän hyödyllisiä vastauksia käyttäjäkyselyymme. Vastauksissa oli monia pieniä ja suuria hyviä huomioita – olemme nyt lukeneet ne kaikki. Opimme erittäin paljon; valitettavasti tähän blogikirjoitukseen mahtuivat mukaan vaan kaikken korostuneimmat tarpeet ja toiveet. :)

Alla mainitut asiat tulemme erityisesti huomioimaan uuden jäsenhallintatuotteen kehitystyön edetessä. Lisäksi saimme vahvistusta ajatukselle, että tekemällä aivan uuden tuotteen vastaamme todellisiin tarpeisiin. Tiedämme nyt olevamme oikealla tiellä!

Tarve: Jäsenmaksut ja muu laskutus hoitumaan helposti jäsenrekisterin kautta

Jäsenhallintatuotteeseen tarvitaan ehdottomasti toimintoja, joiden avulla yhdistys saa hoidettua jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskutusta helposti. Tämä seikka korostui monissa vastauksissa, ja tätä mieltä mekin olemme. Tulemme tutkimaan parhaita tapoja, joilla tähän keskeiseen tarpeeseen voitaisiin vastata pitämällä huolta helppokäyttöisyydestä.

Tarve: Jäsentiedot hallintaan isoissakin yhdistyksissä

Käyttäjämme tarvitsevat jäsentietojen hallintaan tuotteen, joka voi palvella myös yli tuhannen jäsenen yhdistyksiä. Tämä tarve on meille Yhdistysavaimen parista tuttu. :)

Tavoitteemme on toteuttaa jäsenhallintatuote, joka soveltuu erinomaisesti myös yhdistyksille, joiden jäsenmäärä ylittää Yhdistysavaimen jäsenluettelon tämänhetkisen maksimin. Kuvassa näemme minkälaisia olivat jäsenmäärät kyselyyn vastanneiden yhdistysaktiivien yhdistyksissä.

Toive: Pitäkää huolta helppokäyttöisyydestä!

Yhdistyksissä toimivat ovat usein kiireisiä ihmisiä joilla on paljon tekemistä. Tästä syystä harvalla on aikaa perinpohjaiseen uusien asioiden opetteluun. Vaikka toimintoja uudessa tuotteessa tuleekin olemaan monipuolisesti, teemme tuotteesta silti niin helppokäyttöisen ja selkeän kuin vain mahdollista. Viimeinen asia mitä haluamme on tehdä käyttäjien elämästä tarpeettoman vaikeaa monimutkaisten käyttöliittymien ja vaikean tietojen hallinnan kanssa.

Toive: Sopivia rooleja ja joustavia käyttäjäryhmiä

Yhdistyksissä voi olla monenlaisia eri rooleja, joita on tarve määritellä jäsenluettelossa. Aktiivinen jäsen, passiivinen jäsen, hallituksen jäsen, maksaja, tilaaja, valmentaja, vanhempi ja niin eteenpäin. Käyttäjien roolittelu nousi siis vastauksissa tärkeäksi seikaksi. Myös joustava käyttäjäryhmien hallinta nähtiin tärkeänä, esimerkiksi nopeaa viestintää kohdistettaessa. Meidän tehtäväksemme jää nyt pohtia, kuinka voimme parhaiten taata, että järjestelmä palvelee joustavasti eri tilanteissa.

Tarve: Helppoa ja nopeaa viestintää

Sähköposti korostui merkittävimpänä yhdistysten viestintätyökaluna, ja sopivien ryhmäpostipalveluiden saatavuudella on merkitystä. Lisäksi monet vastaajat kokivat, että tekstiviestit olisivat hyödyllinen keino nopeaan viestintään ja esimerkiksi jäsenien muistuttamiseen lähestyvistä tapahtumista. Viestintä on näkemyksemme mukaan hyvin keskeinen osa-alue hyvässä jäsenhallintatuotteessa, ja tulemme jatkamaan myös uuden tuotteen parissa tämänkaltaisten toimintojen kehittämistä.

Tarve: Tapahtumailmoittautumisia

Tapahtumailmoittautumiset nousivat kyselyn perusteella keskeiseksi toiminnoksi. Kun halutaan järjestää tapahtuma ja tietää ketkä saapuvat paikalle, mikä olisikaan parempi kuin näiden toimintojen kanssa yhteen toimiva jäsenluettelo?

Aktiivinen yhdistys tarvitsee tällaisia työkaluja. Tapahtumailmoittautumisten ihmeelliseen maailmaan aiomme sukeltaa kehitystyömme toisessa vaihessa tulevana syksynä.

Mitä seuraavaksi?

Seuraava askeleemme tulee olemaan varsinaisen suunnittelu- ja kehitystyön aloittaminen. Lähtökohtamme kyselyn pohjalta on kehittää helppokäyttöinen jäsenhallintatuote, joka taklaa yhdistysten tyypilliset laskutustarpeet. Lisäksi huomiota tullaan kiinnittämään erityisesti jäsentietojen mutkattomaan hallintaan – jäsentietojen pitäminen ajan tasalla ei saa olla vaikeaa! Kun tähän lisätään vielä jäsenten nopea tavoittaminen tekstiviestein tai sähköpostein, alkaa tämä kuulostaa mukavalta keväthaasteelta tiimillemme. :)

Emme aio viivytellä näihin haasteisiin tarttumisessa, vaan päämääränämme on saada tuote ensimmäisten käyttäjien kokeiltavaksi jo ennen kesää. Tulemme jatkossakin pitämään käyttäjämme ajan tasalla kehitystyön etenemisestä julkaisemalla kirjoituksia blogissamme. Uskomme, että meillä on pian jotakin uutta kerrottavaa!

Yhdistysavaimen käyttöönotto on vaivattominta koulutuksen avulla: yhdistys saa nopeasti sivuston julkaisukuntoon ja oppii hyödyntämään täysipainoisesti järjestelmän monipuolisia ominaisuuksia. Aiemmin sivuston perustaneet yhdistykset parantavat koulutuksessa verkkoviestintätaitoja, sivuston toiminnallisuutta, ulkoasua, sisältöjä ja mahdollisesti laajentavat päivittäjien joukkoa. Koulutuksella yhdistys säästää aikaa ja vaivaa (rahaa?) sekä välttää kantapään kautta oppimisen karikkoja.

Koulutus on kova juttu!

• Sivuston perus- ja vaativammatkin päivitykset sujuvat näpsäkästi.
• Koulutuksessa sivuston rakenteen ja sisällön suunnitteluun saa asiantuntija- ja vertaistukea.
• Opit, kuinka kirjoitetaan hyvää verkkotekstiä.
• Opitaan kuvien ja muun grafiikan tyylikäs ja tarkoituksenmukainen käyttö.
• Opit, kuinka parannetaan kotisivujen hakukonenäkyvyyttä.
• Otetaan Yhdistysavaimen laaja työkalupakki monipuolisesti ja luovalla tavalla käyttöön.
• Koulutuksessa työstetään yhdistyksen sivuja oikeasti – välitön hyöty aidosta sisällöstä.
• Jos koulutukseen osallistuu yhdistyksestä enemmän kuin yksi henkilö, päästään sivuston jaettuun ylläpitovastuuseen.

Kuinkas se nyt menikään? Lisäsin kotisivuille uuden sivun, mutta se livahti aivan väärään paikkaan ja sivun nimessäkin taitaa olla krjoitusvihre. Ongelman ratkaisu on helppoa, kun sen osaa. Ja jos ei osaa, niin tähän kuten moneen muuhunkin pulmaan auttaa koulutus. Koulutus ei kuitenkaan ole pelkästään ongelmien ratkomista – oikeastaan se onkin vähemmän sitä – vaan se on sujuvien työtapojen oppimista ja opiskelun ohessa hyvin toimivan ja visuaalisesti näyttävän sivuston rakentamista. Koulutuksessa mietitään yhdessä, miten tärkeät sisällöt saadaan näyttävästi esiin ja miten rakennetaan toimiva sivuston selailulogiikka. Koulutuksen tuotoksena ovat julkaisuvalmiit kotisivut.

Tarvitaanko koulutusta jos peruspalikat ovat jo hallussa?

Onko helppokäyttöinen ja monipuolinen mahdoton yhtälö? Aika usein on. Yhdistysavain on kuitenkin perustekniikaltaan helppo, mutta tarvittaessa moneen taipuva verkkojulkaisujärjestelmä. Yhdistysavaimen peruspäivitystekniikka on helppo oppia, mutta hyvän verkkopalvelun rakentaminen on monipolvisempi asia, johon liittyy paljon muutakin kuin nappulatekniikan osaamista.

Kotisivujen ja laajemman verkkopalvelun rakentaminen ja ylläpito herättävät monenlaisia viestintään liittyviä kysymyksiä:

• kuinka kirjoitan verkkoon
• kenelle viestitän
• mitä ja miten
• miten hyödynnän verkkolomakkeita esim. kyselyissä, uutiskirjeen tilauksissa ja tapahtumiin ilmoittautumisissa
• voisinko hyödyntää ryhmäpostitoimintoa
• olisiko verkkokeskustelu sähköpostia parempi tapa valmistella kokouksia
• olisiko asiakirjojen arkistointi ja jakelu kätevämpää ja turvallisempaa omaan koneen sijasta kirjautumisen takana olevalla sivuston osalla (Jäsensivut tai Hallituksen sivut)

Yhdessä mukavammin ja helpommin

Kotisivujen päivitysvastuuta ei kannata sälyttää yhden henkilön harteille. Vähintään kahdella henkilöllä on syytä olla pääkäyttäjätunnukset, mutta sen lisäksi useamman yhdistysaktiivin olisi hyvä osata sisältöjen peruspäivitykset. Jaettu vastuu sitouttaa yhdistyksen toimintaan. Kannattaa kysellä, olisiko muillakin kuin innokkaimmilla yhdistysaktiiveilla kiinnostusta sisällöntuotannosta. Jäsenistöstä saattaa löytyä arvokasta viestinnän osaamista ja ennen kaikkea intoa: valokuvaus, kirjoittaminen, videokuvaus, sosiaalinen media jne. Tämän osaamisen valjastaminen yhdistyksen käyttöön hyödyttää yhdistyksen viestintäponnistuksia ja motivoi jäsenistöä toimimaan aktiivisesti yhdistyksessä.

Kotisivut vai sosiaalinen media vai molemmat?

Sosiaalisen median kanavat, kuten Facebookin sivustot ja ryhmät, eivät yksinään riitä yhdistyksen viestinnän välineiksi, koska ne edellyttävät käyttäjäprofiilien luomista ja kirjautumista palveluun. Yhdistyksen kotisivut ja hyvin suunniteltu sosiaalisen median välineiden käyttö yhdessä tehostavat entisestään yhdistyksen viestintää ja jäsenhankintaa. Yhdistysavaimen html-osio mahdollistaa myös useimpien sosiaalisen median viestinten integroimisen kotisivuihin. Kursseilla opiskellaan mm., miten saat Facebookin ja Twitterin tilapäivitykset, Googlen kartan ja YouTube-videot upotettua yhdistyksen sivuille.

Kursseja yhdistyksille

Työväen Sivistysliitto TSL järjestää Yhdistysavain-kursseja Kotisivut Yhdistysavaimella ja Verkosta virtaa ammattiosastoon (yhdistykseen), joissa otetaan huomioon verkkoviestinnän kokonaisuus. Yhdistysavain-kotisivukursseja täydentävät lisäksi kurssit Sosiaalinen media – uusi tapa toimia ja Toimivan hallituksen verkkotyökalut. Toimivan hallituksen verkkotyökalut –kurssilla syvennytään kehittämään yhdistyksen toimintaa ja kokouskulttuuria Yhdistysavaimen jäsen- ja hallitussivustojen avulla.

Lisäksi yhdistyksen viestintää ja jäsenten aktivointia voi ryydittää parantamalla yhdistysten jäsenten valokuvaus-, videokuvaus- ja kuvankäsittelytaitoja. Työväen Sivistysliiton kurssikalenterissa on kursseja myös näistä aiheista ja lisäksi verkkokurssina kirjoittajakoulutusta. Kurssikalenterissa olevien aikataulutettujen kurssien lisäksi järjestetään tilauksesta myös sisällöiltään ja kestoiltaan täysin räätälöitäviä kursseja TSL:n luokissa (Helsinki, Turku, Vaasa, Tampere, Mikkeli, Lappeenranta) tai tilaajan omalla paikkakunnalla.

Kysy lisätietoja ja/tai pyydä tarjousta yhdistyksen omasta kurssista.

www.tsl.fi/koulutus >Kurssikalenteri ja ATK-taidot tai Työelämä- ja yhteistyötaidot

tai

Työväen Sivistysliitto TSL ry
Raimo Oksanen
koulutuspäällikkö
raimo.oksanen@tsl.fi, 040 846 2608

Toiveita yhdistää se, että ne ovat riippuvaisia ajantasaisista jäsentiedoista. Jäsentiedot tallennetaan puolestaan Jäsenluetteloon ja myös siihen on ehtinyt kertyä kehitystoiveita. Kun nämä kaksi faktaa lasketaan yhteen, on tuloksena uusi jäsenhallintatyökalu, joka keittää kahvit, pesee pyykit ja hoitaa siinä sivussa yhdistyksen rahaliikenteen.

Vai tarviiko sen pestä pyykkiä tai keittää kahvia? Jos kuvitellaan hetki tilannetta, jossa yhdistyksesi jäsentiedot ovat tallessa ja voisit käyttää niitä mihin vain – mihin haluaisit käyttää niitä eniten? Mieti eri tilanteita; uusi tai poistuva jäsen, eri vuodenajat, kokoukset, tapahtumat. Mitkä ovat asioita, joihin tarvitset jäsentietoja ja jotka haluat hoitaa helpommin ja nopeammin?

Kaikilla ei ole välttämättä tarvetta tällaisille toiminnoille, joten lähdemme kehittämään tästä omaa tuotetta. Tuote rakennetaan kuitenkin toimimaan saumattomasti Yhdistysavaimen kanssa, jolloin uudet jäsenominaisuudet voi ottaa halutessaan käyttöön. Samoin on helppoa hankkia Yhdistysavaimen kotisivut, jos lähtee liikenteeseen uudella jäsentuotteella.

Uuden jäsentuotteen kehitys tehdään tiiviissä yhteistyössä sinun kanssasi. Kyllä, juuri sinun! Laitamme piakkoin ilmoille kyselyn  ja alla olevasta lomakkeesta voit ilmoittaa halukkuutesi tuotteen ideointiin ja käyttämiseen ennen julkaisua. Kyselyn ja palautteen perusteella teemme tästä jäsentuotteesta sellaisen, ettei kylillä muusta puhutakaan. Tai jos puhutaan, niin aina lopuksi joku sanoo “ai niin, se uusi Yhdistysavaimen jäsentyökalu – miten sitä ennen on tultukaan toimeen?“.

Täyttämällä alla olevan lomakkeen voit hakea mukaan ennakkokäyttäjäksi, jolloin pääset aidosti vaikuttamaan tuotteen kehitykseen ja ensimmäisenä käpistelemään uusia ominaisuuksia:

Päivitetty 18.2.2013: isot kiitokset kaikille ennakkokäyttäjiksi ilmoittautuneille! Tulokset on luettavissa täältä.